Privacyverklaring voor sollicitanten en werknemers van de gemeente Zwartewaterland

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een dienstverband aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of uitkering. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen. 
 

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• het geven van leiding aan jouw werkzaamheden; 
• de behandeling van personeelszaken; 
• het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris; 
• het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw dienstverband; 
• jouw opleiding; 
• de bedrijfsmedische zorg die voor jou van toepassing is; 
• het bedrijfsmaatschappelijk werk; 
• de verkiezing van leden van een ondernemingsraad of personeelsvereniging; 
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging; 
• de uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde; 
• het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen; 
• het verlenen van ontslag; 
• de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden; 
• het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bijvoorbeeld een incassobureau of een deurwaarder; 
• het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole; 
• jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de organisaties waarmee wij zijn verbonden; 
• de uitvoering of toepassing van een andere wet. 

Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende gegevens van jou: 

• jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en jouw bankrekeningnummer; 
• een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij het vorige bolletje; 
• jouw nationaliteit en geboorteplaats;  
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou; 
• gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou; 
• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden; 
• gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet. 

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:

• het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou; 
• het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies; 
• een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde; 
• de personeelsadministratie; 
• het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw dienstverband; 
• de overgang van jou naar, of jouw tijdelijke tewerkstelling bij, een ander onderdeel van organisaties waarmee wij zijn verbonden; 
• het verlenen van ontslag; 
• het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen; 
• het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; 
• de uitvoering of toepassing van een andere wet. 
   

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn, nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren). 

Jouw rechten

Je hebt op grond van AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om: 

• inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) en anderen); 
• een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie); 
• informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden); 
• informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelingsverslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent. Je kunt dan wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen); 
• onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt; 
• in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van het dienstverband om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden; 
• in bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken”(let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie)); 
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens; 
• als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto in op onze intranetsite), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens; 
• als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van het dienstverband, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te dragen; 
• een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen. 

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersonen die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.