Privacyverklaring rekenkamer Zwartewaterland

1 Algemeen

Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De Rekenkamer Zwartewaterland (verder: de rekenkamer) verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

2 Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

2.1 Onderzoeken

De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.

Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen. Uitzondering hierop betreffen onderzoeksbureaus waarmee wij samenwerken en die in opdracht van ons de onderzoeken uitvoeren. Zij gebruiken de gegevens voor hun onderzoek. Wij maken specifieke afspraken met de onderzoeksbureaus betreffende de onderzoeksgegevens; waaronder dat de gegevens verzameld voor het onderzoek na afloop van het onderzoek worden overgedragen aan de rekenkamer.

Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.

Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

2.2 Onderzoek gerelateerde activiteiten

Contact met politici:
Van politici die verbonden zijn aan de gemeente Zwartewaterland registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Bij het benaderen van raadsleden voor ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.

Evenementen en bijeenkomsten:
De rekenkamer kan evenementen en bijeenkomsten organiseren. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Wij vragen u toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer. Deze evenementen kunnen, zonder volledig te zijn, bestaan uit een burgerpanel, overleggroep met externe partijen of groepsinterviews.

3 Beveiliging

De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Zwartewaterland.

4 Bewaartermijn

De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.

4.1 Bewaartermijn onderzoeken

Waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen één jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.

Op grond van de archiefwet is de rekenkamer verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Welke dat zijn, is vastgelegd in de selectielijst die de rekenkamer op grond van de archiefwet heeft vastgesteld. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De archivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten

De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Binnen twee maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens. Na een evenementen of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

4.3 Delen met anderen

De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een opdrachtovereenkomst inclusief afspraken omtrent verwerken van gegevens om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

5 Uw rechten

Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij de rekenkamer (zie 6. Contactgegevens) om langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

6 Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op via griffie@zwartewaterland.nl. Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw klacht schriftelijk richten aan griffie@zwartewaterland.nl. Zorg ervoor dat uw klacht uw naam, (email)adres en telefoonnummer bevat, zodat wij contact met u kunnen opnemen, en zorg dat u aangeeft waar de klacht over gaat. Voorzie de klacht van een dagtekening. Wij zullen de ontvangst van uw klacht bevestigen en in behandeling nemen.

Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.